データの入力など、入力時の効率化を図るため＆データ入力ミスを防ぐため、入力できる項目を予めリスト化し、入力時はそのリストから選ぶようにするといいでしょう。
使い方
基本は、同じシート内にリストを作成し、利用します。その場合は、［元の値］の右横にあるボタンを押すことにより、ドラッグにて範囲を指定可能です。
複数シートを利用したリスト化
複数のシートで一つのコード表などを利用するときなど、別シートでリストを管理したいときは、別シートにリストを作ることも可能ですが、その場合は、上記のように、［元］の値の横にあるボタンでは指定することができません。自分で、［元の値］を書きなおす必要があります。
- 同じシート内で、とりあえず入力規則をドラッグする
- その内容をコピーする
ex,「=$A$6:$A$15」 - 「=（シート名）!」を=の前に付け足す
ex,「=コード登録!$A$6:$A$15」
このように、シート名を追記することによって、別シートにあるリストを元にすることが可能ですが、この場合は「名前の定義」を使った方法のがメジャーです。
名前の定義を使ったやり方
同一シート内でも複数のシートでも利用可能です。リスト化したい部分を「名前定義」して、それを呼び出すやり方です。これがメジャーなやり方。
- 名前定義を行う
リスト化したい部分（ここなら、A18～A20）をドラッグ→名前ボックスに入力（ここなら、「担当」）
- 入力規則を選ぶ→入力値の種類［リスト］を選ぶ→元の値にカーソルを置いて、F3キーを押す。
「名前の貼り付け」ダイアログボックスが表示されるので、選んだら（ここでは、担当）を押す。
呼び出し方（メニュー）
Excel2007 ［データ］タブ→データツールグループ［データの入力規則］
- Excel2003：［データ］→［入力規則］